Ce que vous saurez faire
- Cartographier le cycle d’achat dématérialisé et y situer les décisions sensibles
- Préciser qui fait quoi sur la plateforme : habilitations, séparation des tâches et délégations
- Mettre en place des contrôles qui laissent une trace exploitable par les auditeurs
- Reconnaître les risques propres à l’achat numérique et associer une parade à chacun
- Repartir avec un plan d’action réaliste pour votre propre entité
Pour qui
- Responsables et agents des services d’achat public
- Membres des commissions d’ouverture et d’évaluation des offres
- Contrôleurs internes et auditeurs
- Chargés de passation des projets financés par des bailleurs
- Responsables informatiques qui exploitent ou accompagnent la plateforme d’achat
Prérequis
- Une pratique courante d’au moins une procédure de passation (avis, dossier de consultation, évaluation)
- Aucune compétence technique en informatique n’est nécessaire
Programme
Ce que la dématérialisation change vraiment
- Du dossier papier au flux électronique : ce qui disparaît, ce qui se déplace
- Transparence, égalité d’accès et traçabilité : ce qu’elles exigent concrètement
- Le parcours d’un marché sur une plateforme, étape par étape
Gouverner la plateforme
- Rôles, habilitations et séparation des tâches
- Règles internes : conditions d’utilisation, délégations, archivage
- Travailler ensemble entre achat, finances, juridique et informatique
Contrôles et piste d’audit
- Les points de contrôle clés, de la publication à la notification
- Journaux d’activité : quoi conserver et qui les examine
- Constituer un dossier qui tient face à un audit ou à une réclamation
Risques et parades
- Une matrice des risques pour un appel d’offres électronique
- Indisponibilité, dépôts échoués et contestations : les procédures de secours
- Les signaux d’alerte de fraude et de collusion dans les données de la plateforme
Atelier : un plan d’action pour votre entité
- Autodiagnostic de maturité
- Priorités à trois et six mois
- Indicateurs pour suivre les progrès
Notre méthode
- Des exposés courts, chacun suivi d’un exercice sur des cas apportés par les participants
- Un travail en sous-groupes sur une matrice des risques
- La simulation d’un marché, de la publication à l’attribution
- La présentation par chaque participant ou entité de son plan d’action
